FAQ – eMail Verschlüsselung (DSGVO)

als   eMail Verschlüsselung (DSGVO)

Diese Anleitung gilt nur für unsere B2B-Hosting Kunden, die bei uns das „Email-SMime-Paket“ für die Email-Verschlüsselung gebucht haben.

Ziel:
Sollte Ihr Korrespondenzpartner keine Optionen für eine E-Mail-Verschlüsselung wie ein PGP-Schlüssel oder Email-Zertifikat haben, sie aber trotzdem eine E-Mail verschlüsseln wollen, oder dem Empfänger die Möglichkeit geben Ihnen Daten verschlüsselt übertragen zu können; bieten wir nun neue Möglichkeiten über unser E-Mail-Webportal an. Das Webportal befindet sich zwar noch in einem späten Beta-Stadium, aber die folgenden, beschriebenen Grundfunktionen stehen bereits zur Verfügung und werden fast vollautomatisch abgearbeitet.

Voraussetzungen
Outlook ab Version 2013,  .Net Framework ab 4.7.1, Acrobat-Reader

Als Versender
schreiben Sie eine E-Mail an Ihren Empfänger und ergänzen die Betreffzeile am Anfang
mit der Kennung: (Auto) oder
laden Sie sich von unserem Downloadserver das Outlook-eMail-AddIn herrunter und installieren es bei geschlossenem Outlook.

ohne AddIn,  gut für IPAD/IPhone und Webbrowser mit AddIn

Nach dem Senden erhalten Sie als Versender folgende Benachrichtigung:

Als Empfänger
erhält dieser beim ersten Mal  folgende Benachrichtigung:

Der Empfänger muss nun ein Passwort für die Verschlüsselung in unserem System hinterlegen und dazu den Link zum „Web Portal“ anklicken.

Nach erfolgreichem hinterlegen des Passwortes folgt der Hinweis als Bestätigung und die E-Mail wird dem Empfänger nun automatisch verschlüsselt zugestellt. Der Versender wird hierzu ebenfalls benachrichtigt, das der Empfänger sein Passwort hinterlegt hat und das die eMail-Kommunikation ab jetzt verschlüsselt erfolgen kann.

Die E-Mail ist nun als verschlüsselte PDF umgewandelt und kann nun nur noch mit dem Empfänger-Passwort geöffnet werden.

Für den Empfänger Für den Versender

Nach Eingabe des Passwortes sieht die E-Mail/PDF wie folgt aus:

Zusatzoption für den Empfänger
Der Empfänger
kann hiermit auf diese E-Mail/PDF verschlüsselt dem Versender antworten in dem er auf „Reply“ klickt.
Auch Anhänge können mit hochgeladen werden.
Die gesamte Kommunikation ist komplett über unserem Webserver verschlüsselt und direkt.

und der ursprüngliche Versender erhält verschlüsselt die Antwort-E-Mail:

Anhänge als Versender
Selbstverständlich kann man auf diesem Wege auch Anhänge wie PDFs, DOC, XLS usw. verschlüsselt übermitteln ohne die Anhänge selbst schützen zu müssen. Das sieht dann wie folgt aus:

Nach dem Absenden erhalten Sie hierzu folgende Benachrichtigung:

Für den Empfänger
Der Empfänger erhält nun die verschlüsselt E-Mail direkt als PDF – falls wie oben beschrieben schon ein Passwort hinterlegt wurde – direkt.

Nach dem Öffnen der PDF hat der Empfänger Zugriff auf die eMail und dessen Anlagen, die aber noch in unserem Webportal zwischengespeichert sind. Beim Anklicken der o.g. Anhänge geht dann der browserbasierte Downloadmanager auf und er kann dann die Anhänge über die verschlüsselte Verbindung herunterladen. Die Anhänge selbst sind dann nicht mehr verschlüsselt und können bequem abgelegt werden.
(Achtung: Es kommt oft vor, das der Browser sich nur im Hintergrund öffnet.)

Auch hier hat der Empfänger die Möglichkeit selbst verschlüsselt über das Webportal zu antworten und per Drag & Drop Anhänge hinzuzufügen.

Nach dem Herunterladen der Anhänge durch den Empfänger bekommt hierzu der Versender noch eine weitere Benachrichtigung über den Erfolg.

Nicht heruntergeladene Anhänge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.


Bekannte Fehler:

Der Empfänger kann sein hinterlegtes Passwort noch nicht zurücksetzen, dies ist zurzeit nur administrativ durch uns möglich. gefixt seit 08.09.2018

Das Design wird noch angepasst.

Letzte Aktualisierung: 2018-09-09